Кейс: Автоматизировали офис на 17 сотрудников — объединили файловый сервер, Битрикс24, телефонию и 1С
Клиент: торговая компания, занимающаяся оптовыми поставками инженерного оборудования.
Город: Новосибирск.
Количество сотрудников: 17 человек.
Срок реализации: 4 недели.
Выполненные работы: локальная сеть, сервер Windows, Битрикс24, облачная АТС, 1С:Управление торговлей, информационная безопасность.
О клиенте
К нам обратилась компания из Новосибирска, которая занимается оптовой и розничной продажей теплового оборудования.
В компании работают 17 сотрудников: руководитель, менеджеры по продажам, специалисты отдела закупок, бухгалтерия, складские сотрудники и административный персонал.
Бизнес активно развивался, увеличивалось количество клиентов и заказов. Однако существующая ИТ-инфраструктура уже не соответствовала потребностям компании.
Документы хранились на отдельных компьютерах, менеджеры обрабатывали звонки без единой системы учёта, а складские остатки приходилось дополнительно уточнять у сотрудников склада.
Руководство приняло решение комплексно модернизировать ИТ-инфраструктуру и объединить основные бизнес-процессы в единую систему.
Задача: создать единую ИТ-инфраструктуру для офиса
На момент обращения у компании существовало несколько проблем.
1. Не было централизованного хранения документов.
Коммерческие предложения, договоры, счета и другие документы находились на компьютерах сотрудников. Для передачи файлов использовали электронную почту и мессенджеры.
Это затрудняло совместную работу и создавало риски потери информации.
2. Отсутствовал контроль телефонных обращений.
Менеджеры принимали звонки на рабочие и мобильные телефоны. Информация о разговорах не всегда попадала в CRM, а руководитель не мог полноценно контролировать обработку входящих обращений.
3. Складской учёт требовал автоматизации.
Информация о поступлениях, отгрузках и остатках товаров велась в Excel. Менеджерам приходилось обращаться к сотрудникам склада, чтобы уточнить наличие оборудования.
4. Не было единой системы информационной безопасности.
Сотрудники использовали общие сетевые ресурсы без полноценного разграничения прав. Резервное копирование выполнялось нерегулярно.
5. ИТ-инфраструктура не была рассчитана на расширение.
Компания планировала нанимать новых сотрудников, поэтому требовалось решение, которое можно масштабировать без полной перестройки сети и серверного оборудования.
Что требовалось сделать
Перед командой «Бережно ИТ» поставили задачу создать единую ИТ-инфраструктуру, которая обеспечит стабильную работу офиса и автоматизирует основные бизнес-процессы.
В рамках проекта необходимо было организовать локальную сеть, развернуть файловый сервер, внедрить Битрикс24, подключить облачную телефонию, автоматизировать складской учёт в 1С и обеспечить защиту корпоративных данных.
Что мы сделали
1. Организовали локальную сеть на 17 рабочих мест
Первым этапом подготовили сетевую инфраструктуру офиса.
Проложили кабельную сеть категории Cat.6, установили сетевые розетки, смонтировали коммутационный шкаф и подключили оборудование.
Для организации сети использовали:
Настроили отдельные виртуальные сети VLAN для корпоративных компьютеров, серверного оборудования и гостевого Wi-Fi.
Гостям предоставили доступ только в интернет, без возможности подключения к внутренним ресурсам компании.
Для удалённой работы руководителя и бухгалтерии организовали защищённое VPN-подключение.
Результат: все рабочие места объединили в управляемую локальную сеть с централизованным доступом к корпоративным ресурсам.
2. Развернули файловый сервер Windows Server
Для централизованного хранения документов установили физический сервер на базе Windows Server 2022 Standard.
Конфигурация сервера:
На сервере настроили Active Directory для централизованного управления учётными записями сотрудников.
Создали общие сетевые папки для подразделений компании:
Например, менеджеры получили доступ к коммерческим предложениям и договорам, но не могут просматривать финансовые документы бухгалтерии.
Дополнительно настроили групповые политики Windows, ограничения пользовательских прав и автоматическое подключение сетевых дисков.
Защита корпоративных данных
Организовали автоматическое резервное копирование файлового сервера.
Резервные копии сохраняются на отдельное хранилище, а дополнительная копия периодически переносится за пределы основного сервера.
Настроили уведомления о результатах резервного копирования и проверку возможности восстановления данных.
Результат: сотрудники получили единое пространство для работы с документами, а компания — централизованное управление доступом и защиту от потери информации.
3. Внедрили Битрикс24 для управления продажами
Следующим этапом внедрили облачный Битрикс24.
CRM настроили под процессы оптовой торговли инженерным оборудованием.
Создали воронку продаж со следующими этапами:
Новая заявка → Квалификация → Подготовка предложения → Согласование → Счёт выставлен → Оплата → Отгрузка → Сделка завершена.
Для менеджеров настроили карточки клиентов и сделок, автоматическое создание задач и напоминания о необходимости связаться с клиентом.
В CRM перенесли существующую клиентскую базу, предварительно проверив и удалив дублирующиеся записи.
Автоматизация работы менеджеров
Настроили роботов Битрикс24, которые автоматически выполняют типовые действия.
Например, после создания новой заявки система назначает ответственного менеджера и ставит задачу связаться с клиентом.
Если сделка находится на этапе согласования дольше установленного срока, менеджер получает напоминание.
Руководитель отдела продаж получил возможность отслеживать количество новых заявок, активных сделок и результаты работы каждого сотрудника.
Результат: обращения клиентов и история взаимодействий стали храниться в единой CRM, а руководитель получил инструменты контроля продаж.
4. Подключили облачную АТС и интегрировали телефонию с Битрикс24
Для обработки телефонных обращений подключили облачную АТС Mango Office.
Организовали один многоканальный городской номер и внутренние номера сотрудников.
Входящие звонки распределяются между менеджерами отдела продаж.
Настроили голосовое меню:
«Здравствуйте! Вы позвонили в компанию. Для связи с отделом продаж нажмите 1, с бухгалтерией — 2, по вопросам доставки — 3».
Интеграция телефонии с CRM
Облачную АТС связали с Битрикс24 через штатный механизм интеграции.
Теперь при входящем звонке система автоматически определяет клиента по номеру телефона.
Если клиент уже есть в CRM, менеджер видит его карточку и историю предыдущих обращений.
Если звонит новый клиент, система создаёт лид.
Дополнительно реализовали:
Клиент звонит в компанию → облачная АТС принимает звонок → Битрикс24 определяет клиента → менеджер видит его карточку → разговор фиксируется в CRM.
Если менеджер не ответил, информация о пропущенном звонке сохраняется, а ответственному сотруднику создаётся задача перезвонить.
Результат: компания получила централизованную систему обработки телефонных обращений, которая помогает контролировать работу менеджеров и снижать риск потери клиентов.
5. Автоматизировали складской учёт на базе 1С
Для автоматизации товарного учёта внедрили 1С:Управление торговлей 11.
Программа позволяет вести учёт поступлений, продаж, перемещений и остатков товаров.
На складе организовали два рабочих места, оснащённых сканерами штрихкодов.
Какие процессы автоматизировали
Приёмка товара. При поступлении оборудования сотрудник склада оформляет приходные документы в 1С. Информация об остатках обновляется после проведения документов.
Контроль остатков. Менеджеры получили возможность проверять доступное количество товаров без дополнительных звонков на склад.
Резервирование. При оформлении заказа товары резервируются под конкретного клиента.
Отгрузка. Склад получает информацию о заказе и формирует необходимые документы.
Инвентаризация. Сотрудники используют сканеры штрихкодов для сверки фактических остатков с данными учётной системы.
Интеграция 1С и Битрикс24
Дополнительно настроили обмен данными между CRM и 1С через совместимый модуль интеграции.
В рамках обмена реализовали передачу:
После согласования заказа информация передаётся в 1С для дальнейшей обработки.
Результат: менеджеры и склад работают с согласованными данными, а количество ручных операций при обработке заказов сократилось.
6. Настроили информационную безопасность и обслуживание
После внедрения основных систем провели настройку защиты ИТ-инфраструктуры.
Установили антивирусное программное обеспечение на рабочие станции и сервер.
Настроили межсетевой экран, разграничение прав пользователей и защищённый удалённый доступ.
Дополнительно организовали мониторинг состояния сервера, дискового пространства и резервного копирования.
Для сотрудников подготовили инструкции по работе с корпоративными ресурсами, CRM и 1С.
После завершения проекта компания перешла на абонентское ИТ-обслуживание в «Бережно ИТ».
Результаты проекта
За четыре недели создали единую ИТ-инфраструктуру, объединившую 17 рабочих мест, файловый сервер, CRM, облачную телефонию и складскую систему.
Что изменилось для бизнеса
Эффективность автоматизации
Итог: единая ИТ-система вместо разрозненных решений
В результате проекта компания получила полноценную ИТ-инфраструктуру, которая обеспечивает работу 17 сотрудников и позволяет масштабировать бизнес.
Мы объединили локальную сеть, серверное оборудование, CRM, телефонию и складской учёт в единую рабочую экосистему.
Теперь сотрудники могут быстро обмениваться документами, менеджеры — обрабатывать обращения клиентов в Битрикс24, а склад — вести учёт товаров в 1С.
Руководитель получил инструменты контроля продаж, телефонных обращений и выполнения задач.
При этом корпоративные данные защищены разграничением прав доступа, резервным копированием и средствами информационной безопасности.
Главный результат проекта — не просто внедрение программ и оборудования, а создание единой системы, которая помогает сотрудникам работать эффективнее, а руководителю — лучше контролировать бизнес.
Клиент: торговая компания, занимающаяся оптовыми поставками инженерного оборудования.
Город: Новосибирск.
Количество сотрудников: 17 человек.
Срок реализации: 4 недели.
Выполненные работы: локальная сеть, сервер Windows, Битрикс24, облачная АТС, 1С:Управление торговлей, информационная безопасность.
О клиенте
К нам обратилась компания из Новосибирска, которая занимается оптовой и розничной продажей теплового оборудования.
В компании работают 17 сотрудников: руководитель, менеджеры по продажам, специалисты отдела закупок, бухгалтерия, складские сотрудники и административный персонал.
Бизнес активно развивался, увеличивалось количество клиентов и заказов. Однако существующая ИТ-инфраструктура уже не соответствовала потребностям компании.
Документы хранились на отдельных компьютерах, менеджеры обрабатывали звонки без единой системы учёта, а складские остатки приходилось дополнительно уточнять у сотрудников склада.
Руководство приняло решение комплексно модернизировать ИТ-инфраструктуру и объединить основные бизнес-процессы в единую систему.
Задача: создать единую ИТ-инфраструктуру для офиса
На момент обращения у компании существовало несколько проблем.
1. Не было централизованного хранения документов.
Коммерческие предложения, договоры, счета и другие документы находились на компьютерах сотрудников. Для передачи файлов использовали электронную почту и мессенджеры.
Это затрудняло совместную работу и создавало риски потери информации.
2. Отсутствовал контроль телефонных обращений.
Менеджеры принимали звонки на рабочие и мобильные телефоны. Информация о разговорах не всегда попадала в CRM, а руководитель не мог полноценно контролировать обработку входящих обращений.
3. Складской учёт требовал автоматизации.
Информация о поступлениях, отгрузках и остатках товаров велась в Excel. Менеджерам приходилось обращаться к сотрудникам склада, чтобы уточнить наличие оборудования.
4. Не было единой системы информационной безопасности.
Сотрудники использовали общие сетевые ресурсы без полноценного разграничения прав. Резервное копирование выполнялось нерегулярно.
5. ИТ-инфраструктура не была рассчитана на расширение.
Компания планировала нанимать новых сотрудников, поэтому требовалось решение, которое можно масштабировать без полной перестройки сети и серверного оборудования.
Что требовалось сделать
Перед командой «Бережно ИТ» поставили задачу создать единую ИТ-инфраструктуру, которая обеспечит стабильную работу офиса и автоматизирует основные бизнес-процессы.
В рамках проекта необходимо было организовать локальную сеть, развернуть файловый сервер, внедрить Битрикс24, подключить облачную телефонию, автоматизировать складской учёт в 1С и обеспечить защиту корпоративных данных.
Что мы сделали
1. Организовали локальную сеть на 17 рабочих мест
Первым этапом подготовили сетевую инфраструктуру офиса.
Проложили кабельную сеть категории Cat.6, установили сетевые розетки, смонтировали коммутационный шкаф и подключили оборудование.
Для организации сети использовали:
Оборудование | Назначение |
MikroTik RB5009UG+S+IN | Маршрутизация, межсетевой экран, VPN |
Управляемый коммутатор TP-Link JetStream на 24 порта | Подключение компьютеров и оборудования |
2 точки доступа TP-Link Omada EAP610 | Беспроводная сеть Wi-Fi 6 |
Коммутационный шкаф 12U | Размещение сетевого оборудования |
Патч-панель на 24 порта | Организация кабельных подключений |
Кабель U/UTP Cat.6 | Локальная сеть |
ИБП | Защита оборудования от кратковременных перебоев питания |
Гостям предоставили доступ только в интернет, без возможности подключения к внутренним ресурсам компании.
Для удалённой работы руководителя и бухгалтерии организовали защищённое VPN-подключение.
Результат: все рабочие места объединили в управляемую локальную сеть с централизованным доступом к корпоративным ресурсам.
2. Развернули файловый сервер Windows Server
Для централизованного хранения документов установили физический сервер на базе Windows Server 2022 Standard.
Конфигурация сервера:
Компонент | Характеристики |
Процессор | Intel Xeon E-2336 |
Оперативная память | 32 ГБ ECC |
Системные диски | 2 × SSD 480 ГБ, RAID 1 |
Диски для данных | 2 × HDD 4 ТБ, RAID 1 |
Операционная система | Windows Server 2022 Standard |
Службы | Active Directory, DNS, файловые службы |
Резервное копирование | Veeam Agent и отдельное хранилище резервных копий |
Создали общие сетевые папки для подразделений компании:
- Отдел продаж.
- Бухгалтерия.
- Закупки.
- Склад.
- Руководство.
- Общие документы.
Например, менеджеры получили доступ к коммерческим предложениям и договорам, но не могут просматривать финансовые документы бухгалтерии.
Дополнительно настроили групповые политики Windows, ограничения пользовательских прав и автоматическое подключение сетевых дисков.
Защита корпоративных данных
Организовали автоматическое резервное копирование файлового сервера.
Резервные копии сохраняются на отдельное хранилище, а дополнительная копия периодически переносится за пределы основного сервера.
Настроили уведомления о результатах резервного копирования и проверку возможности восстановления данных.
Результат: сотрудники получили единое пространство для работы с документами, а компания — централизованное управление доступом и защиту от потери информации.
3. Внедрили Битрикс24 для управления продажами
Следующим этапом внедрили облачный Битрикс24.
CRM настроили под процессы оптовой торговли инженерным оборудованием.
Создали воронку продаж со следующими этапами:
Новая заявка → Квалификация → Подготовка предложения → Согласование → Счёт выставлен → Оплата → Отгрузка → Сделка завершена.
Для менеджеров настроили карточки клиентов и сделок, автоматическое создание задач и напоминания о необходимости связаться с клиентом.
В CRM перенесли существующую клиентскую базу, предварительно проверив и удалив дублирующиеся записи.
Автоматизация работы менеджеров
Настроили роботов Битрикс24, которые автоматически выполняют типовые действия.
Например, после создания новой заявки система назначает ответственного менеджера и ставит задачу связаться с клиентом.
Если сделка находится на этапе согласования дольше установленного срока, менеджер получает напоминание.
Руководитель отдела продаж получил возможность отслеживать количество новых заявок, активных сделок и результаты работы каждого сотрудника.
Результат: обращения клиентов и история взаимодействий стали храниться в единой CRM, а руководитель получил инструменты контроля продаж.
4. Подключили облачную АТС и интегрировали телефонию с Битрикс24
Для обработки телефонных обращений подключили облачную АТС Mango Office.
Организовали один многоканальный городской номер и внутренние номера сотрудников.
Входящие звонки распределяются между менеджерами отдела продаж.
Настроили голосовое меню:
«Здравствуйте! Вы позвонили в компанию. Для связи с отделом продаж нажмите 1, с бухгалтерией — 2, по вопросам доставки — 3».
Интеграция телефонии с CRM
Облачную АТС связали с Битрикс24 через штатный механизм интеграции.
Теперь при входящем звонке система автоматически определяет клиента по номеру телефона.
Если клиент уже есть в CRM, менеджер видит его карточку и историю предыдущих обращений.
Если звонит новый клиент, система создаёт лид.
Дополнительно реализовали:
- Автоматическую регистрацию входящих и исходящих звонков.
- Сохранение записей разговоров в CRM.
- Фиксацию пропущенных звонков.
- Постановку задач на обратный звонок.
- Исходящие звонки из карточки клиента.
- Статистику телефонных обращений для руководителя.
Клиент звонит в компанию → облачная АТС принимает звонок → Битрикс24 определяет клиента → менеджер видит его карточку → разговор фиксируется в CRM.
Если менеджер не ответил, информация о пропущенном звонке сохраняется, а ответственному сотруднику создаётся задача перезвонить.
Результат: компания получила централизованную систему обработки телефонных обращений, которая помогает контролировать работу менеджеров и снижать риск потери клиентов.
5. Автоматизировали складской учёт на базе 1С
Для автоматизации товарного учёта внедрили 1С:Управление торговлей 11.
Программа позволяет вести учёт поступлений, продаж, перемещений и остатков товаров.
На складе организовали два рабочих места, оснащённых сканерами штрихкодов.
Какие процессы автоматизировали
Приёмка товара. При поступлении оборудования сотрудник склада оформляет приходные документы в 1С. Информация об остатках обновляется после проведения документов.
Контроль остатков. Менеджеры получили возможность проверять доступное количество товаров без дополнительных звонков на склад.
Резервирование. При оформлении заказа товары резервируются под конкретного клиента.
Отгрузка. Склад получает информацию о заказе и формирует необходимые документы.
Инвентаризация. Сотрудники используют сканеры штрихкодов для сверки фактических остатков с данными учётной системы.
Интеграция 1С и Битрикс24
Дополнительно настроили обмен данными между CRM и 1С через совместимый модуль интеграции.
В рамках обмена реализовали передачу:
- Номенклатуры товаров из 1С в Битрикс24.
- Цен и доступных остатков.
- Заказов клиентов из CRM в 1С.
- Статусов оплаты и отгрузки обратно в CRM.
После согласования заказа информация передаётся в 1С для дальнейшей обработки.
Результат: менеджеры и склад работают с согласованными данными, а количество ручных операций при обработке заказов сократилось.
6. Настроили информационную безопасность и обслуживание
После внедрения основных систем провели настройку защиты ИТ-инфраструктуры.
Установили антивирусное программное обеспечение на рабочие станции и сервер.
Настроили межсетевой экран, разграничение прав пользователей и защищённый удалённый доступ.
Дополнительно организовали мониторинг состояния сервера, дискового пространства и резервного копирования.
Для сотрудников подготовили инструкции по работе с корпоративными ресурсами, CRM и 1С.
После завершения проекта компания перешла на абонентское ИТ-обслуживание в «Бережно ИТ».
Результаты проекта
За четыре недели создали единую ИТ-инфраструктуру, объединившую 17 рабочих мест, файловый сервер, CRM, облачную телефонию и складскую систему.
Что изменилось для бизнеса
До внедрения | После внедрения |
Документы хранились на компьютерах сотрудников | Единый файловый сервер с разграничением доступа |
Файлы передавались через почту и мессенджеры | Совместная работа с документами через сетевые папки |
Телефонные обращения фиксировались вручную | Автоматическая регистрация звонков в Битрикс24 |
Руководителю было сложно контролировать менеджеров | История обращений, записи разговоров и отчёты в CRM |
Складские остатки проверялись вручную | Актуальные остатки доступны в 1С и CRM |
Информация о заказах переносилась между системами вручную | Настроен автоматизированный обмен данными |
Резервное копирование выполнялось нерегулярно | Организовано автоматическое резервное копирование |
Управление компьютерами было децентрализованным | Единая система управления пользователями через Active Directory |
Эффективность автоматизации
Показатель | До | После | Изменение |
Среднее время обработки заказа | 25 минут | 15 минут | −40% |
Поиск необходимых документов | 5 минут | 1 минута | −80% |
Доля пропущенных звонков без последующей обработки | 15% | 3% | −12 п. п. |
Проверка остатков по заказу | 5 минут | 1 минута | −80% |
Подготовка отчёта по продажам | 2 часа | 15 минут | −87,5% |
Итог: единая ИТ-система вместо разрозненных решений
В результате проекта компания получила полноценную ИТ-инфраструктуру, которая обеспечивает работу 17 сотрудников и позволяет масштабировать бизнес.
Мы объединили локальную сеть, серверное оборудование, CRM, телефонию и складской учёт в единую рабочую экосистему.
Теперь сотрудники могут быстро обмениваться документами, менеджеры — обрабатывать обращения клиентов в Битрикс24, а склад — вести учёт товаров в 1С.
Руководитель получил инструменты контроля продаж, телефонных обращений и выполнения задач.
При этом корпоративные данные защищены разграничением прав доступа, резервным копированием и средствами информационной безопасности.
Главный результат проекта — не просто внедрение программ и оборудования, а создание единой системы, которая помогает сотрудникам работать эффективнее, а руководителю — лучше контролировать бизнес.
